Vendor Management; dit is alles wat je wilde weten en meer

Vaak worden Vendor Management en het minimaliseren van risico’s in één adem genoemd. Maar over welke risico’s hebben we het dan? De risico's omtrent de inhuur van zzp’ers. Is dit waar jij je over ontfermt? Dan weet jij als geen ander wat de eventuele gevolgen kunnen zijn van deze risico's. Ook zijn wij ervan overtuigd dat je weleens van een Vendor Managementsysteem hebt gehoord. Of dit nu wel of niet het geval is, wij gaan je in deze blog handvatten geven omtrent de minimalisering van risico's op het gebied van inhuur van zzp’ers. Waarin we uiteraard de belangrijkste elementen van automatisering (tooling) en digitalisering (proces) meenemen.

Helga van der Steen, Co-owner YOUSEEQ en expert op het gebied van Vendor Management, Risico- en Change Management, deelt met ons haar gedachtegoed achter een goed Vendor Management Systeem en vertelt over de afgelegde weg achter het nieuwe VMS systeem van YOUSEEQ. Want, wat was nu eigenlijk de aanleiding voor een nieuw VMS en hoe zit dat nu met die wet- & regelgeving? Waar komt in de digitalisering van het inhuurproces de mens weer in beeld en hoe ga ik dit in mijn organisatie implementeren? Kortom: wat is nu eigenlijk de toegevoegde waarde voor mij als klant? Dit is de vraag die we uiteindelijk gaan beantwoorden met deze blog.

Laat je daarom meenemen in het eerste deel van de 3-delige reeks waar Helga van der Steen antwoord geeft over haar gedachtengoed omtrent het VMS, het ontstaan ervan en nog vele andere vragen hieromtrent. In de kick-off van deze reeks starten we met het ‘’waarom’’ achter het VMS van YOUSEEQ. We wensen je veel leesplezier. 

Hét proces

''Wat was de aanleiding voor YOUSEEQ om na te denken over een nieuw VMS?''

Al jaren is automatisering en digitalisering in het bedrijfsleven algemeen geaccepteerd en een dagelijkse bezigheid van vele medewerkers binnen een organisatie. Echter, wat we merkten, is dat de belangrijkste elementen van automatisering en digitalisering zelden werden meegenomen in de minimalisering van risico's omtrent inhuur van zzp’ers.

Belangrijk om hierbij te benoemen is dat de wet- en regelgeving significant ging veranderen. De VAR (Verklaring Arbeidsrelatie) is in 2016 vervangen door de ‘’Wet DBA’’, welke in het leven is geroepen om de zzp’er en de opdrachtgever duidelijkheid te geven over de arbeidsrelatie die is aangaan. Helaas heeft de wet DBA niet de duidelijkheid gebracht die ervan verwacht werd. De wet is en blijft van kracht, maar wordt tot 1 oktober 2021 niet volledig gehandhaafd. 

|‘’Een vloedgolf aan zzp’ers besloten om ‘’maar’’ in loondienst te gaan.''

Het gevolg hiervan? Heel veel onzekerheid bij onze klanten, maar ook bij de zzp’er, waarop een vloedgolf aan zzp’ers besloten om ‘maar’ in loondienst te gaan. Want, zeiden deze zzp’ers, ‘’er wordt nu zoveel vereist wat ik aantoonbaar moet maken.’’ Ze zagen aanvragen verdampen. Ook de grote bedrijven zagen risico’s en maakten de keuze om al hun zzp’ers te laten gaan. Met die onzekerheid, die wij als YOUSEEQ doorvertalen naar risico’s, zijn wij mee aan de slag gegaan.

De Wet DBA gaf aan: ‘’Zó gaan we het doen, dit zijn de eisen.’’ Er was toen veel onduidelijkheid over de toepasselijkheid van de gestelde eisen. Er is veel vertraging ontstaan en meerdere malen werd aangekondigd; ook dat gaan we oplossen, dan zal het opgelost zijn. Maar dat is tot heden nog steeds niet gelukt. Want tot oktober 2021 staat de handhaving in de koelkast, hebben zzp’ers en opdrachtgevers nog steeds geen duidelijkheid gekregen. De afgelopen 5 jaar is er aangedrongen op het toepassen van diverse risicocontroles, zoals het zelfstandig zijn van een onderneming, een ondernemerstest voor debiteurenrisico, of je bent ingeschreven in de Kamer van Koophandel. Maar denk bijvoorbeeld ook aan de situatie dat  je niet langer dan 8 maanden full time bij een opdrachtgever mag zitten. Dat zijn allemaal zaken die je wel opgelegd krijgt. Maar als je een audit krijgt, zoals YOUSEEQ die ook krijgt van NEN 4400 blijken de gestelde controles en maatregelen erg vrij van interpretatie. Iedereen gaat er dus op zijn eigen manier mee om en dit is wat voor veel onduidelijkheid en onzekerheid zorgt. 

Een maatregel welke vaak tot vragen leidt, is het niet langer dan 8 maanden fulltime voor één klant  en/of dezelfde opdracht te mogen werken. Als je een grote opdracht doet bij een klant, kijkend naar mijzelf als Programma Manager, kan een opdracht gemakkelijk de termijn van anderhalf jaar fulltime overschrijden. Deze (vaak) strategische opdrachten dienen te zijn voorzien van een constante sturing en hierbij wil je, om risico’s te voorkomen, geen wisseling van de wacht. Sterker nog: bepaalde opdrachten kunnen niet parttime. Daar is dan ook veel discussie over ontstaan, tevens met de brancheorganisatie, met de vraag: ‘’hoe kunnen we dit gaan opvangen?’’

Mensen gaan hierdoor de mazen van de wet opzoeken, omdat de realiteit niet past bij de werkelijke situatie van ‘inhuurland’. Als workaround zie je dan, dat een opdracht van 1,5 jaar fulltime op wordt geknipt in allerlei fasen. In iedere fase krijg je een andere functieomschrijving, waardoor het lijkt alsof je wisselt. Vooral bij grote bedrijven en OEM’ers, waar de bedrijfsstructuur bestaat uit bijvoorbeeld verschillende business units, wordt er gekeken naar een dergelijke oplossing. Op deze manier kan de continuïteit van een opdracht gewaarborgd worden. Door het omhangen van een opdracht van de ene business unit naar de andere, lijkt het alsof er voor een andere opdrachtgever wordt gewerkt.

|‘’Als we ons niet focussen op het minimaliseren van risico’s, dan streven we ons doel voorbij.’’

 

Veranderende wet- en regelgeving ''Één van de aanleidingen voor het VMS is de veranderende wetgeving. En welke is dan nog meer een aanleiding om hiermee aan de slag te gaan?'' “Fault handeling” of risicomanagement. Oftewel, toen we met YOUSEEQ startten, zijn we continu op zoek geweest naar twee aspecten: transparantie in een proces en, daar waar wij risico’s zien, zorgen dat deze zoveel mogelijk gedigitaliseerd en geautomatiseerd worden, waardoor de handelingen die je als mens moet doen zo minimaal mogelijk worden. Waarom? Als je gaat kijken naar de procesmethodiek rondom inhuurmanagement,  dan zie je dat het proces vaak maar deels gedigitaliseerd is. Bijvoorbeeld: je ontvangt als inhuurkandidaat een mail met daarin je login en een wachtwoord dat je, uit naam van veiligheid, daarna weer moet resetten. Daar gaat het wat mij betreft al mis. Het versturen van een wachtwoord via de mail, is natuurlijk niet veilig. En als je inlogt in zo’n systeem, zie je allerlei documenten staan, die je mag gaan printen. Tja, dan kun je ze net zo goed per post versturen, dat heeft hetzelfde effect en met dat spel zijn we gaan spelen. Als ik namelijk iets moet printen, ondertekenen en invullen met het handje gaat, naast dat het niet duurzaam is, gaat de efficiëntie van het inhuur proces daarmee onderuit.  Er zijn een aantal dingen die je wilt met zo’n proces, waaronder risicohandeling. Want, zoals je begrijpt zijn, er risico’s verbonden met betrekking tot de inhuur van medewerkers. Hier ligt dan ook mede onze focus: het minimaliseren van deze risico’s. Hier ligt tevens onze specialisatie en daarvoor moet je o.a. bij YOUSEEQ zijn.

|‘’Er mag sinds 2016 door de broker niet meer gevraagd worden om een kopie van een paspoort/ID, maar ik durf te wedden dat het nog steeds voorkomt.’’

‘’Eerder hebt je het ook gehad over de veiligheidsrisico’s zoals logingegevens via email, wet- en regelgeving.’’ Wat lost het YOUSEEQ VMS binnen Security nog meer op?''

Die vraag is wat lastiger te beantwoorden, omdat dit deels te maken heeft met onze eigen integriteit. Let wel, we gaan met data om en als deze data in verkeerde handen terechtkomt, dan zou dat behoorlijke schade kunnen toebrengen aan niet alleen de inhuurkandidaten, maar ook aan de bedrijven die gebruik van het VMS maken. Dat zijn dus gigantische risico’s. Alle reden om daar op een adequate manier mee om te gaan als YOUSEEQ. 

Klantcase

In 2018 is er heel veel gewijzigd aangaande AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)/ en GDPR (General Data Protection Regulation). Voorafgaand aan de introductie van de AVG/GDPR en toepassing verscherpt toezicht, mag sinds 2016 er door de broker geen kopie paspoort opgevraagd en/of in het dossier gehouden worden van de zzp’er. Het is nu 2021, maar ik durf te wedden dat het nog steeds voorkomt: “we hebben even een kopietje van uw paspoort nodig.” En dat dat mag dus niet.

In 2020 kreeg ik van diverse opdrachtgevers van ons ‘welke binnen het bedrijf verantwoordelijk zijn voor het inhuurproces’ nog regelmatig het verzoek om een kopie paspoort aan te leveren, want deze ontbrak nog volgens hen. Waarop wij dan moesten aangeven dat we dit helemaal niet mochten en zij dus ook niet! Maar zo hadden we ook klanten aan wie we nog moesten uitleggen waarom we een ID-controle uitvoerden, waarbij er dus niet alleen gebruik werd gemaakt van nationale inhuur, maar ook van specialisten uit het buitenland (denk aan softwareontwikkeling). Zo zie je maar: hoe goed een systeem ook is, de desbetreffende persoon erachter is bepalend voor het risico dat je ermee loopt. 

|‘’Maar ik wil helemaal geen duurzaam printpapier kopen. Ik wil zorgen dat ik het niet meer nodig heb!’’

Zelf zijn we eind 2010 al begonnen met die automatisering en het op een juiste manier beheren van gevoelige data. Dat was voor ons toen al een vereiste. Bij de meeste aanbieders houdt het op bij het systeem zelf. Steeds vaker gaat het over thema’s als verduurzaming, efficiency, milieu en aankoop van duurzaam printpapier. Maar ik wil helemaal geen duurzaam printpapier kopen, ik wil zorgen dat ik het niet meer nodig heb!

Vind de toegevoegde waarde voor jou en de organisatie en neem contact op met Helga. Ook als je vragen hebt rondom Vendor Management. Houd onze social kanalen in de gaten voor blog twee van de 3-delige reeks.

 

Meet Helga Waar Helga van der Steen binnenkomt, ontstaat beweging. Punt. Helga is een energieke, creatieve en tevens strategische geest die lef en gezond verstand in de juiste dosis combineert. Met haar toekomstgerichte visie en focus op duurzame groei denkt ze als innovatiemanager, bestuurder en medeoprichter van YOUSEEQ buiten de kaders. Het VMS is hier mede het bewijs van.    Waar ze ooit begon als Manufacturing & Service Engineer bij ASML is ze inmiddels uitgegroeid tot een Internationaal Programmamanager voor grote en complexe reorganisaties. Ze heeft een uitstekende en unieke kijk op de herontwikkeling van visie en strategie, het beheersen van risico’s en het komen tot nieuwe proposities. Onthoud de naam Helga van der Steen ook bij vragen voor ondersteuning en/of advies bij allerlei HR-vraagstukken. Zowel voor het gebruik van externe expertise als het vinden en aantrekken van de juiste medewerkers. Met meer dan 20 jaar aantoonbare ervaring op het gebied van fusies en programma-, project- en (re)organisatiemanagement, kunnen we je nog veel meer over haar vertellen. Maar onze tip: ze is nog veel leuker in het echt. Dus wil je nog meer van haar weten, wat wij goed kunnen begrijpen, of heb je vragen n.a.v. het lezen van deze blog? Neem contact met haar op: M+31(0)6 5151 9289 hvandersteen@youseeq.nl LinkedIn